Sachgebiete / Anweisungen › Verwaltung
Verfahrensanweisung Aktenführung und Archivierung
Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen.
1. Grundsatz
Geschäftsunterlagen werden gemäß GoBD ordnungsgemäß, vollständig, unveränderlich und zeitnah erfasst und aufbewahrt.
2. Elektronische Archivierung
Eingehende Belege werden ersetzend gescannt. Originale werden nach erfolgreicher Erfassung gemäß Verfahrensdokumentation vernichtet.
3. Aufbewahrungsfristen
| Unterlagenart | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Gehaltsunterlagen | 10 Jahre |
| Verträge | 10 Jahre nach Beendigung |
4. Zugriffsregelung
Zugriffe auf Archivsysteme werden protokolliert. Berechtigungen werden rollenbasiert vergeben und regelmäßig rezertifiziert.
5. Vernichtung
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Daten datenschutzgerecht und nachvollziehbar vernichtet.
Merkur Privatbank · Organisationshandbuch